Présider une réunion 

La plupart des réunions sont dirigées par un président. Il s'agit dans bien des cas du président du conseil ou du président d'un comité. Certains conseils préfèrent attribuer la présidence d'une réunion par roulement. Habituellement, les responsabilités du président comprennent les suivantes :

• Élaborer l’ordre du jour, habituellement en consultation avec le directeur général, ou faire en sorte qu’il soit dûment rédigé et distribué
• Préparer et distribuer à l’avance l’ordre du jour et les documents nécessaires. Vérifier que les personnes responsables d’un point traité à l’ordre du jour savent ce qu’elles ont à faire
• Présider la réunion (détails fournis ci-dessous)
• Évaluer la réunion : recueillir l’avis des membres sur ce qui a bien fonctionné ou ce qui devrait être amélioré, et s’en inspirer pour modifier le fonctionnement de la réunion; modifier la manière de présider et planifier les prochaines réunions suivant les besoins
• Effectuer un suivi auprès des personnes mandatées pour accomplir les tâches requises en vue de la réunion suivante

Huit compétences nécessaires à la présidence efficace des réunions :

1. Encourager et équilibrer la participation de tous les membres du conseil
2. Veiller à ce que les membres puissent exprimer toutes les idées et renseignements pertinents
3. Clarifier et reformuler les idées et points de vue exprimés par les membres du conseil
4. Résumer les discussions qui ont eu lieu et vérifier s’il y a accord sur les points abordés
5. S’assurer que les échanges ne s’éloignent pas du sujet traité
6. Veiller au déroulement de la réunion selon l’horaire convenu
7. Gérer les conflits qui surgissent au cours des réunions 
8. Faire en sorte que les décisions soient prises clairement et explicitement (par vote ou consensus), de manière à éviter toute interprétation

Les conseils qui ont recours à la procédure parlementaire traditionnelle devront compter sur un président mis au fait des règles de procédure. En revanche, lorsque le conseil opte pour la prise de décision par consensus, le président devra veiller à faire le point à chacune des étapes de la discussion jusqu’à ce que celle-ci fasse l’objet d’un consensus.

Pour obtenir d’autres renseignements sur la gestion des conflits et la prise de décisions, prière de se reporter à la partie Procédures de réunion.

Susciter et équilibrer la participation

Pour susciter la participation, il faut:

• Créer une atmosphère chaleureuse et ouverte
• Être ouvert aux discussions et aux réflexions créatives
• Susciter une gamme de points de vue et appuyer la diversité d'opinions
• Inciter les membres à penser de façon innovatrice et à sortir des sentiers battus
• Fournir à chacun l'occasion d'apporter sa contribution
• Demeurer positif face aux conflits et les gérer efficacement
• Préciser le contenu des discussions et en dresser un résumé, ce qui favorisera l'atteinte d'un consensus
• Résumer les décisions prises par le groupe

Un président sait comprendre les besoins des membres du conseil ou du comité et leur répondre.

Divers facteurs jouent sur la disposition et l'habileté des gens à contributer aux réunions :

-    Le besoin de reconnaissance : Tout le monde aime se sentir apprécié. Il est de mise de féliciter ou de remercier les gens de leur contribution ou de souligner leurs qualités et leurs compétences particulières.

-    Le besoin d'apprendre et de se développer : Certaines personnes s’associent à une organisation à des fins de croissance personnelle. Il importe alors de leur donner des occasions de se développer, de discuter de nouvelles idées et de les inciter à assumer des responsabilités qui mettront à profit leurs compétences.

-    Le besoin de rapprochement : Certains membres travaillent plus efficacement s’ils ont l’occasion de mieux connaître les gens qu’ils côtoient au sein des comités ou du conseil. On peut alors organiser des activités sociales en dehors des réunions du conseil ou permettre aux membres d’échanger entre eux avant et après les réunions. On peut aussi parler de ses expériences personnelles à certains moments propices lors des réunions et encourager les autres à faire de même. (Il importe toutefois de reconnaître que ce ne sont pas tous les membres qui sont à l’aise avec ce genre de chose; il ne faut donc pas les obliger à adopter de tels comportements. Il faut aussi s’assurer que ce genre d’échange n’occupe pas trop de temps lors des réunions.)

-    Le besoin de s'accomplir : La plupart des membres tireront de la satisfaction de leurs réalisations individuelles et collectives. Il est bon de déléguer à chacun des responsabilités individuelles, de reconnaître le travail de groupe et de faire en sorte que tous aient des tâches à accomplir.

Équilibrer la participation :

Le président doit être conscient que certaines personnes prennent souvent la parole alors que d’autres ne s’expriment guère. Diverses raisons expliquent une telle réalité : la connaissance des membres du sujet discuté, leur niveau d’intérêt, leur assurance au sein d’un groupe, etc.

Diverses techniques peuvent équilibrer la participation des membres et favoriser la pleine contribution de chacun :

• Appliquer la méthode directe : il s’agit simplement de demander aux membres qui ne se sont pas prononcés s’ils veulent s’exprimer et à ceux qui s’expriment le plus souvent de limiter leurs interventions.
• Faire un tour de table : voilà un bon moyen d’équilibrer la participation sans avoir à diriger son attention sur les personnes qui ne se sont pas exprimées.
• Observer le rythme des réunions. En effet, ce rythme nuit parfois à la participation, c’est-à-dire que les personnes qui s’expriment peu ont simplement besoin de temps pour formuler leurs idées et les présenter. Il s’agit alors de demander de temps en temps au groupe de réfléchir silencieusement à une question donnée pendant quelques minutes pour redémarrer ensuite la discussion en demandant d’abord aux personnes qui s’expriment peu de formuler leurs observations.

Clarifier et reformuler

Au cours de la discussion, il peut arriver à certains moments que les membres du conseil ne se comprennent pas ou ne s’écoutent pas l’un l’autre. La tension monte si les problèmes de communication persistent. Il appartient alors au président du conseil d’interpréter et de clarifier les propos échangés. Souvent, il lui suffit de reformuler ce qu’un ou deux membres ont dit pour que chacun comprenne le point de vue de l’autre. Il importe pour le président de vérifier auprès du locuteur l’interprétation qu’il fait de ses propos de manière à s’assurer qu’elle est correcte.

Exemple : « Martine, si je comprends bien ce que vous dites, vous soutenez que malgré la nécessité de ces programmes, ils ne sont pas appropriés pour notre organisation et devraient être offerts par un autre organisme. Est-ce exact? »

À d’autres moments, les propos échangés progressent et atteignent une nouvelle phase mais demeurent dans les limites des points figurant à l’ordre du jour. Afin de s’assurer que tous se comprennent bien, il peut être utile d’exprimer clairement le sujet en cours de discussion et de le confirmer auprès du groupe.

Exemple : « Il semble que Claire nous a apporté les précisions dont nous avions besoin; nous en sommes maintenant à débattre des points forts et des points faibles de sa proposition. Les précisions obtenues sont-elles suffisantes? »

Résumer les propos échangés et vérifier s'il y a accord général

Après avoir précisé ce qui a été dit, le président résume le contenu de la discussion ou le reformule. Il choisit le moment propice pour intervenir, c’est-à-dire lorsque le conseil est prêt à passer à la prochaine phase ou que la discussion s’éternise, les participants se répètent, la confusion s’installe ou les propos des participants prennent diverses tangentes. Il faut prévoir à quel moment l’intervention sera la plus efficace et agir rapidement avant que le groupe ne s’impatiente.

Ce genre de résumé permet au groupe de constater qu’il n’est pas loin de s’entendre, de se recentrer sur le sujet et de faire progresser la discussion. Les bons résumés permettent souvent aux membres de s’apercevoir qu’ils sont effectivement en accord alors que la discussion semble chaotique ou que les questions discutées insolubles ou de mettre le doigt sur les points de mésentente, ce qui aide les participants à saisir les véritables enjeux à résoudre.

De même qu’avec la reformulation, il importe que le président vérifie la justesse du résumé auprès du groupe. Parfois, il est utile au président de résumer la discussion ou de vérifier si les participants s’entendent, car il leur donne ainsi une dernière chance d’exprimer leurs points de vue avant de passer à autre chose. En vérifiant s’il y a entente, il importe d’énoncer clairement la proposition en jeu et de ne pas tenir pour acquis que chacun l’aura comprise dans une forme abrégée.

Demeurer centré sur le sujet

Il arrive couramment qu’un groupe fasse digression ou aborde des détails inutiles. Le cas échéant, le président a la responsabilité d’interrompre la discussion et de la ramener sur sa raison d’être, en utilisant les tactiques suivantes :

• Rappeler aux participants le point de discussion convenu et ses objectifs
• Faire des remarques de façon à reconnaître l’utilité des points de vue exprimés tout en suggérant que le moment n’est pas le meilleur pour les aborder et proposer de les adresser à la personne ou à l’instance appropriée (par une lettre ou une discussion en comité)

Une main de fer dans un gant de velours. Voilà le secret. Un bon contact visuel avec la personne que l’on a interrompue permet d’adoucir l’effet de cette interruption. Les participants ramenés dans le droit chemin réussissent généralement à demeurer centrés sur le sujet. À d’autres moments, la fermeté sera de mise. Un ordre du jour bien dressé aide également le président à focaliser le groupe sur les sujets à discuter.