Raisons d'être des comités

Pourquoi avoir un comité?

 

Parfois, un comité se voit chargé d'une tâche qui pourrait être accomplie plus efficacement par :

• Le conseil dans son ensemble
• Le personnel
• Un membre du conseil en particulier
• Un autre bénévole

Les comités remplissent quatre fonctions principales :

1. Réalisation du travail préparatoire en vue des décisions du conseil, comme l’élaboration de politiques et de recommandations à soumettre au conseil. Les comités des quatre modèles de conseil d'administration remplissent une telle fonction. Cependant, les comités du conseil ne font du travail préparatoire que dans les domaines de responsabilité du conseil. Cela signifie que les comités qui travaillent pour les conseils de gouvernance stratégique et les conseils d'orientation stratégique se bornent aux questions stratégiques, alors que ceux qui travaillent pour les conseils de gestion opérationnelle et les conseils de gestion collective font du travail préparatoire et formulent des recommandations quant aux questions relatives aux programmes et au fonctionnement.

2. Exécution de tâches au nom du conseil dans des domaines comme la collecte de fonds ou les relations communautaires. Les conseils de gouvernance stratégique et les conseils d'orientation stratégique qui délèguent des tâches à des comités doivent établir des paramètres clairs, car il est possible que le personnel entreprenne les activités qu'il a l'habitude d'accomplir seul. Pour leur part, les conseils de gestion opérationnelle et les conseils de gestion collective sont davantage susceptibles de confier ce genre de fonction à des comités.

3. Collaboration avec le personnel pour accomplir certaines activités. Ce genre de fonction n’est propre qu’aux comités des conseils de gestion opérationnelle et des conseils de gestion collective.

4. Milieu de formation pour les futurs membres du conseil d'administration. Cette fonction est le plus souvent remplie par les comités des conseils d'orientation stratégique et les conseils de gestion opérationnelle. Elle n’est pas courante chez les conseils de gestion stratégique, car ils ont peu de comités. Pour ce qui est des conseils de gestion collective, cette fonction serait redondante, car les membres du groupe constituent le conseil.

Nota : Les conseils forment parfois des comités consultatifs, souvent à la demande d'une instance de financement. Ces comités sont habituellement composés de personnes de l'extérieur de l'organisation qui fournissent des conseils et des compétences dans des domaines ou au sujet de questions en particulier. Le conseil devrait passer en revue chaque année la liste des comités permanents et voir si chacun est nécessaire. Ce n'est pas simplement parce qu'un thème est important que la mise sur pied d'un comité permanent est la meilleure façon de traiter ce thème. Parfois, il est préférable de recourir à un comité spécial, auquel on confiera des tâches précises à accomplir dans un délai limité.

 

Création d’un comité

Avant d’établir un comité, un conseil devrait réfléchir aux points suivants :

Les comités varient selon le modèle du conseil

Le modèle du conseil a un effet sur la structure du comité. Il détermine si le but du comité est simplement de soutenir le travail du conseil ou s’il lui incombe de soutenir la prestation du service auquel le comité s’intéresse.  

Le conseil doit définir le mandat du comité

Le conseil détermine les comités dont il a besoin pour accomplir le travail nécessaire et approuve le mandat de chacun. Le mandat comprend l’information suivante : un énoncé qui décrit clairement l’objet du comité; un calendrier de travail; la composition du comité (c'est-à-dire les types de personnes recherchées, par exemple : un infirmier, un représentant syndical, un retraité, un avocat); de qui relève le comité; les responsabilités principales.

Sélection du président du comité

Le président du conseil peut inviter quelqu’un à devenir président d’un comité ou les membres du comité peuvent choisir leur président. Le choix du président du comité est un facteur déterminant de l’efficacité du comité. C’est le président qui donne le ton, imprime le rythme du travail et établit les stratégies. Il doit bien connaître les objectifs de l’organisation ainsi que le rôle de son comité dans l’atteinte des objectifs. C’est lui qui délègue et coordonne le travail et qui établit un climat qui favorise la réflexion et la discussion.  

Sélection des membres du comité

Les membres du comité peuvent être nommés soit par le conseil, soit par le président du comité. Il est essentiel que les membres connaissent bien les objectifs du comité et les compétences de chaque membre qui permettront d’atteindre ces objectifs. Il est intéressant de savoir que beaucoup de conseils considèrent qu’un comité constitue pour un membre un bon milieu où apprendre à connaître une organisation avant une nomination éventuelle au conseil. Un comité est donc un bon endroit où les futurs membres du conseil peuvent faire leurs classes et constitue pour un conseil un véhicule de sélection qui lui permet de planifier sa relève.

Soutien du personnel  

Les présidents, afin de pouvoir travailler efficacement, ont généralement besoin du soutien des membres du personnel. Ceux-ci doivent donc travailler de près avec le président et participer à la préparation des ordres du jour, lui fournir toute l’information requise pour qu’il travaille avec efficacité et, au besoin, lui donner des conseils et des recommandations.

Production de rapports

Le conseil reçoit des rapports des comités et leur donne suite. Il peut s’agir de rapports périodiques, destinés à faire part au conseil de l’évolution des travaux, ou d’un rapport définitif que le comité produit lorsqu’il a accompli ses tâches. Le rapport comprend des conclusions et des recommandations.  

Évaluations périodiques

Les évaluations périodiques font en sorte que le mandat soit respecté, mais aussi révisé au besoin. Elles permettent au conseil d’assurer la bonne direction des affaires ainsi que le renouvellement des membres. Elles doivent avoir lieu périodiquement.

Pouvoirs des comités

Les pouvoirs des comités leur sont conférés par le conseil. Ce dernier peut aussi conférer à des membres du personnel et à d’autres personnes le droit d’accomplir des travaux en son nom.

Il existe quatre catégories de pouvoir :

1. Pouvoir consultatif limité : Le comité examine la question et présente un rapport. Le conseil prend la décision qui s’impose.
2. Pouvoir consultatif étendu : Le comité examine la question et propose des mesures. Le conseil acceptera probablement les mesures proposées par le comité.
3. Pouvoir exécutif limité : Le comité peut prendre les mesures qui s’imposent avec l’accord du conseil.
4. Pouvoir exécutif étendu : Le comité prend les mesures qui s’imposent et en fait rapport au conseil. Le conseil approuve les mesures ultérieurement.

Voici un aperçu des demandes qu’un conseil peut adresser à un comité ou à un membre du personnel, selon qu’il a un :

1. Pouvoir consultatif limité : « Étudiez la question, exposez-nous les faits et nous prendrons une décision. »
2. Pouvoir consultatif étendu : « Étudiez la question, proposez-nous diverses solutions, en soulignant dans chaque cas les avantages et les inconvénients qu’elles comportent, et recommandez-nous des mesures à prendre. »
3. Pouvoir exécutif limité : « Étudiez la question, prenez une décision quant au meilleur plan d’action, informez-nous de vos intentions et prenez les mesures qui s’imposent à moins d’avis contraire de notre part. »
4. Pouvoir exécutif étendu : « Étudiez la question, prenez une décision quant aux mesures à prendre, mettez-les en œuvre et faites-nous rapport de vos démarches. »

Le conseil, lorsqu’il confie à d’autres des responsabilités liées à un plan d’action, à une stratégie ou à une tâche, doit leur préciser clairement le degré de pouvoir dont ils jouissent. Un comité qui ne connaît pas les limites de son pouvoir de décision sur une question prendra certainement au moins une heure de plus à délibérer inutilement. Il importe donc, lorsque l’on confie des travaux à d’autres, qu’ils comprennent bien ce que l’on attend d’eux.

 

Types de comités

Il existe deux types fondamentaux de comité auxquels peut s’ajouter un troisième à l'occasion.

Permanent

Le comité permanent est le type de comité le plus courant et le plus susceptible d’être exposé à la critique. Les membres étudient les problèmes qui se posent dans un domaine donné et offrent en permanence de l'aide et des conseils spécialisés au conseil d'administration. Il peut s’agir entre autres d’un comité exécutif ou de comités chargés de questions comme l’adhésion, le personnel, la santé, les finances, la collecte de fonds ou la mise en candidature. Un comité permanent dispose souvent de vastes pouvoirs pour accomplir son travail. Le conseil suit habituellement l’avis et les recommandations d'un comité permanent.  

Spécial

Un comité spécial est constitué pour traiter une question ou une situation particulière qui ne relève pas de la compétence d'un comité permanent existant. Il est dissous lorsque la tâche est accomplie. Il peut s’agir par exemple de concevoir une brochure, d’organiser une conférence, de préparer une présentation à l’intention des pouvoirs publics ou de construire un terrain de jeu. Selon la situation ou la question, un comité spécial peut être investi de responsabilités et de pouvoirs importants. Le conseil suit habituellement l’avis et toutes les recommandations provenant d'un comité spécial.  

Consultatif

Le troisième type de comité, créé à l'occasion, est le comité consultatif. Il est formé pour fournir au conseil d'administration des avis sur toutes les questions au sujet desquelles celui-ci a besoin de renseignements, par exemple en matière de politiques, de plans ou de relations publiques. Ce type de comité peut être permanent ou spécial. Le comité consultatif se distingue des autres comités en ce que le conseil d'administration n’est pas tenu de suivre ses avis ou ses recommandations (quoiqu'il le fasse fréquemment). Bien souvent, un comité consultatif est formé à la demande d'un organisme de financement ou fait partie des conditions imposées par celui-ci.

 

 

Rapports des comités

Mieux vaut, pour les comités, présenter au conseil des rapports courts, d’une page au plus. Afin de faciliter sa lecture, le rapport peut être divisé en plusieurs parties. Par exemple :

Introduction

Le rapport doit inclure des points tels que le statut du comité (spécial, permanent), les membres qui le composent, la question particulière dont traite le rapport et une brève mise en contexte. 

Recherche

Le rapport doit inclure un survol du travail accompli par le comité. Par exemple: recherches précises et choix envisagés. (Bien sûr, le rapport sera beaucoup plus long si le conseil exige un rapport détaillé qui comprend les avantages et les inconvénients que comporte chacun des choix considérés.)  

Recommandations

Le rapport doit inclure la recommandation précise que fait le comité au conseil afin d’atténuer ou d’éliminer le problème à l’étude, les raisons qui ont motivé sa recommandation ainsi que les prochaines mesures à prendre et les coûts estimatifs qui s’y rattachent.

Il est très utile de distribuer le rapport aux membres du conseil au moins une semaine avant la réunion afin de leur donner le temps voulu pour lire le rapport et examiner les recommandations qui exigeront une prise de décision.

 

Conseils pour tirer pleinement parti des comités

·       Dans la mesure du possible, créer des comités spéciaux

Un tel choix permet aux membres d'accomplir un travail utile et de recevoir la reconnaissance requise en remerciement de leur contribution; une fois la question à l’étude réglée, on peut ensuite passer à autre chose. Il n'y a rien de moins intéressant que de siéger à un comité dont le mandat est plutôt limité. Un engagement à court terme convient souvent aux personnes occupées ayant des qualifications spéciales ou à celles qui souhaitent éprouver leur intérêt; ces dernières finissent souvent par se découvrir une passion au point de souhaiter devenir membre du conseil d'administration plus tard.

·       Faire siéger d'autres personnes que des membres du conseil à un comité

Le président de ce genre de comité est un membre du conseil; toutefois, les membres du personnel, les clients, les professionnels, les citoyens intéressés et les membres d'autres organisations peuvent apporter une précieuse contribution à la prise de décision et dans l'exécution des programmes en travaillant au sein d’un comité. En côtoyant des gens de l’extérieur, les membres du conseil développent leurs capacités de travailler en équipe.

·       Créer un comité pour une raison précise

Le conseil peut créer un comité qui répondra à ses besoins et aidera l’organisation à atteindre ses objectifs de manière intéressante et dynamique. Un tel comité pourra ensuite être dissous s’il n’est plus utile.

·       Un comité doit avoir un mandat écrit (une description claire de sa raison d'être, de son calendrier de travail, de ses pouvoirs et responsabilités).

·       Exiger des rapports réguliers de sorte que le conseil soit au courant des travaux du comité.