Mandat type d'un comité
Le conseil d'administration (ou l'instance à laquelle il délègue des pouvoirs) donne à une personne ou à un groupe le pouvoir d'accomplir une tâche en son nom en lui attribuant un mandat. Sans ce pouvoir, aucune décision n'est sanctionnée, et les intervenants agissent sans protection juridique.
De plus, le mandat précise le travail à accomplir, les moyens employés et les calendriers d’exécution. Le rôle des comités est d'aider l'organisation à accomplir le travail du conseil; par conséquent, c’est le conseil (ou le comité exécutif ou le comité du personnel) qui établit les comités et élabore leur mandat, en s’assurant de pouvoir faire quelques rajustements lorsque le comité est en place. Le mandat ou la raison d'être du comité est dicté par le conseil. Le mandat de tous les comités permanents devrait faire partie des « énoncés clairs du rôle » figurant dans le manuel des politiques du conseil.
Le mandat d'un comité précise normalement ce qui suit :
Nom du comité : Ce nom donne au comité une identité qui lui permet de préciser ses objectifs généraux.
Type : Il peut s’agir d’un comité permanent, spécial ou consultatif. Le type indique si le comité existe en permanence, s'il est chargé d'un projet spécial ou s'il fournit des conseils.
Président : Il s’agit d’une personne qui sera qualifiée pour présider les réunions; elle peut être experte du domaine traité.
Reddition de compte : On précise ici l'instance qui a constitué le comité et la personne ou le groupe qui recevra son rapport.
Raison d'être : Il s’agit de présenter une description succincte et générale du domaine dans lequel le comité travaille, ce qu'il fait et pourquoi il a été créé.
Pouvoir : On établit ici clairement le pouvoir de prise de décisions ou d'approbation (pouvoir consultatif, consultatif étendu, exécutif limité ou exécutif étendu).
Calendrier de travail, dépôt de rapports et délais d’exécution : Il s’agit de préciser la durée de vie du comité, la fréquence des réunions, les grandes étapes du projet à traiter, les dates de remise des rapports d'étape (p. ex., chaque mois, tous les trois mois), de rapports de fin des travaux et du rapport final.
Composition : Il s’agit de décrire le type de personne ou les titres des personnes qui siégeront au comité ainsi que les qualifications qu'elles doivent avoir; on précise le nombre total de membres ainsi que la représentation (p. ex. nombre de membres du conseil, représentants de la collectivité, représentants de la clientèle, membres du personnel, experts externes, parents, etc.), qui nommera ces personnes, à quel moment et la durée de leur mandat (ce qui concorde généralement avec la durée de vie du mandat du comité).
Membre du personnel soutenant le comité : Il s’agit de préciser le poste de la personne, le type de soutien fourni (p. ex., services, information, recherche) et le temps requis prévu.
Autres ressources : On décrit les ressources disponibles (experts, dossiers de comités précédents, bureaux, budget affecté).
Voie de communication avec le conseil : Il s’agit de la personne qui garde le conseil au fait du travail accompli par le comité, habituellement le président du comité.
Domaines particuliers de responsabilité : Il s'agit des objectifs ou des tâches particuliers que le comité doit réaliser pendant son mandat ou la période indiquée dans le mandat. Les énoncés doivent être aussi complets que possible et indiquer clairement les attentes du conseil d'administration; préciser les lignes directrices que le comité doit suivre, examiner ou ébaucher; indiquer les responsabilités juridiques que le comité doit respecter; inclure les tâches à accomplir, par exemple, effectuer des recherches et préparer des rapports. En ce qui concerne les rapports, il faut préciser leur fréquence, à quelle instance ils seront remis et qui les présentera au comité. Normalement, tous les comités doivent remettre des rapports qui incluent généralement des recommandations de solutions et des stratégies de mise en œuvre.
Date d'approbation et d'examen : Il s’agit de la date à laquelle le mandat est approuvé par le conseil d'administration ou à laquelle le comité examine et évalue son mandat et transmet l’information sur les adaptations nécessaires à l'instance qui l'a constitué.