Cycle de formation du conseil d'administration

 

L'une des responsabilités fondamentales du conseil d'administration consiste à assurer son renouvellement et son développement. Les étapes clés de développement du conseil sont illustrées dans les pages suivantes.  

 

 

Élaboration du profil du conseil d'administration

 

Il est utile de dresser la liste des compétences, des qualités et des connaissances dont le conseil aura besoin pour relever les défis auxquels l'organisation sera confrontée dans les prochaines années. Le profil du conseil, c'est-à-dire la description des types de personnes qui y siègent, est représentatif des buts et des priorités stratégiques. Il est bien plus facile d'établir le profil du conseil d'administration lorsque l'organisation a adopté une vision et un plan stratégique officiels que lorsqu’elle ne l’a pas fait. Il est recommandé de revoir ce profil chaque année.

 

Pour l'élaborer, il est utile d'évaluer la composition actuelle du conseil. Pour ce faire, un comité peut : 

  

• Envoyer un bref questionnaire à chaque membre du conseil pour relever leurs compétences et leurs forces
• Consulter des évaluations précédentes du conseil (s'il en existe)

 

Recrutement et sélection des nouveaux membres du conseil

 

Le comité de mise en candidature trouve des candidats ayant les compétences, les qualités et les connaissances dont le conseil a besoin. Il trie et sélectionne ensuite les candidatures. Dans ce processus, il importe de tenir compte de la planification de la relève. Il s’agit en effet d’une occasion de repérer de futurs chefs de file et de leur donner la possibilité de s'instruire et de montrer leurs compétences de dirigeants en leur demandant de présider un comité ou un groupe de travail dont le mandat a une durée limitée, de se charger d’une tâche précise ou de représenter l'organisation à des activités communautaires.

 

 

Élection des membres du conseil

 

Dans de nombreuses organisations, le comité de mise en candidature prépare la liste des candidats qui feront l'objet d'un vote à l'assemblée générale annuelle. Dans d'autres, le processus de mise en candidature est ouvert. N'importe quel membre peut proposer une candidature. Il importe de préciser le processus d'élection du conseil et de consulter les règlements pour connaître le protocole à suivre.

 

 

Orientation des membres du conseil

 

Il est essentiel d’organiser une séance d'orientation de l'ensemble du conseil peu après l'élection.

 

Le but de l'orientation est de :

 

• Fournir des renseignements importants sur l'organisation et sur les responsabilités du conseil
• Veiller à ce que les nouveaux membres comprennent leurs obligations juridiques
• Instaurer entre les membres du conseil une relation de travail qui encourage le soutien permanent, et s'entendre sur la façon dont ils effectueront leur travail 

Il importe que les nouveaux membres du conseil reçoivent des observations périodiques au sujet de leur rendement, surtout s’ils font leurs premières armes au sein d’un conseil. Les administrateurs chargés de l’orientation des nouveaux membres doivent connaître la nature du rendement attendu de ceux-ci et leur faire savoir en quoi elle consiste. Quoique tous les aspects de l’orientation soient importants et doivent être traités, les administrateurs précisent aux nouveaux membres les attentes auxquelles ceux-ci doivent répondre et se conformer dès le départ. Les nouveaux membres doivent aussi connaître dès le début les règles particulières propres à leur conseil qu’il leur faut suivre, comme par exemple celles ayant trait aux dons de charité à verser. (Gill 2005). 

 

Le contenu du manuel ou de la séance d'orientation à l'intention des nouveaux membres du conseil contient l'information suivante :

  

• Histoire de l'organisation
• Exemplaire des règlements
• Mission de l'organisation
• Priorités stratégiques, buts et objectifs
• Résumé des programmes et des services offerts par l’organisation
• Membres de l'organisation
• Structure organisationnelle
• Structure du conseil, liste des membres du comité exécutif et autres comités, structure de la permanence
• Rôle des membres du conseil
• Descriptions des postes, attentes et responsabilités juridiques
• Rôle du conseil et de la permanence
• Information sur les comités
• Renseignements sur les processus de recrutement, de formation et d'évaluation du conseil
• Processus budgétaire
• Budget de l'année en cours 

 

Soutien permanent et reconnaissance

 

Pour accomplir efficacement leurs tâches, les membres du conseil ont besoin de soutien en permanence.

 

Il peut s'agir :

  

• D'un mécanisme de jumelage entre les nouveaux membres et les administrateurs qui siègent au conseil depuis un certain temps
• D’observations formulées périodiquement sur le travail accompli
• De rappels occasionnels des rôles et responsabilités
• De renseignements clairs sur la personne à qui les membres du conseil s'adressent quand ils ont des questions à poser

 

Formation et perfectionnement

 

Il est important d'offir des possibilités de formation et de perfectionnement des membres pour avoir un conseil productif.

 

Une séance de perfectionnement peut prendre diverses formes : 

• Un atelier organisé spécialement pour le conseil
• Un exposé d'un conférencier invité ou d'un membre du conseil
• Des séminaires et conférences organisés par d'autres organisations

 

L'organisation peut consulter la liste figurant ci-dessous afin de vérifier si elle est dotée des outils suivants à employer au cours du cycle de développement du conseil :

 

• Liste des éléments clés d'une organisation saine
• Règlements et mises à jour
• Manuel d'orientation des membres du conseil
• Description de chaque poste du conseil
• Liste des éléments clés d'une réunion productive
• Formulaires/procédures d’évaluation du conseil
• Processus de mise en candidature et de recrutement