Créer une équipe solide

 

Chaque conseil doit être en mesure d’accomplir ses responsabilités collectives. L’unité de son équipe favorise le travail qu’il effectue. Il est essentiel pour lui de maintenir cette unité pour bien fonctionner. Ce sont les compétences, les pratiques, les valeurs et les principes des membres du conseil qui favoriseront l’unité de l’équipe. La dynamique différera d’un conseil à l'autre et même d'un membre à l'autre au sein d'un même conseil. Les membres du conseil favorisent l’unité de leur équipe en travaillant ensemble, à l'unisson, et les membres des comités du conseil doivent faire de même.

 

 

Qualités essentielles à l’efficacité d’une équipe

 

Il n'y a pas qu'une seule recette pour créer l'unité de l’équipe, quoique certains ingrédients soient nécessaires. Chaque groupe doit choisir les qualités d'équipe qu'il considère les plus importantes et les mieux appropriées à sa situation.

 

Ces qualités sont les suivantes :

1. Participation
2. Ouverture
3. Unité
4. Aptitude au changement
5. Leadership partagé

 

Participation

 

La participation des membres du conseil est souvent liée à ce qui suit :

 

• L'accès à l'information
• Une bonne compréhension de leur rôle et de ce qu'on attend d’eux
• Les procédures mises en place aux réunions, les règles de base à suivre et l’efficacité du président

Conseils visant à susciter la participation - Suggestions à l'intention du président :

 

• Distribuer l'ordre du jour et la documentation à l'avance
• Résumer les discussions et présenter aux membres les choix qui s'offrent à eux tout au long de la réunion
• Demander à d'autres participants d'exprimer leur point de vue en donnant notamment la chance à ceux qui s'expriment moins que les autres de donner leur opinion
• Inciter les participants à discuter d'autres choix possibles, de nouvelles idées ou de points de vue partagés par un petit nombre d'entre eux
• Faire des tours de table périodiques, surtout si le groupe est de petite taille
• Voir les conflits comme un apport positif à la discussion, comme une façon d'introduire de nouvelles idées
• Suivre et mettre en application les règles de base de la réunion instaurées par le groupe
• Résumer les décisions prises et veiller à obtenir l'accord du groupe

Suggestions à l'intention des membres :

 

• Lire la documentation préalablement à la réunion
• Prendre l’initiative, poser des questions et faire part de ses points de vue aux autres participants si aucun d'entre eux ne les a encore exprimés
• Écouter les propos des autres
• Être disposés à changer d’avis
• Laisser la parole à d'autres si l’on a tendance à s'exprimer souvent
• Respecter les procédures instaurées par le groupe

Ouverture

De quoi s’agit-il? 

 

• Honnêteté et franchise : les opinions et les renseignements pertinents sont exposés à tous
• Confiance : la personne prend des risques, car elle sait qu’on l’écoutera, qu’on la prendra au sérieux et qu’on ne se servira pas de ses propos de manière indue
• Communication : la personne s’exprime clairement et écoute les autres avec sincérité. Toute information importante est mise en commun

Certaines peurs font obstacle à l’ouverture, à savoir :

 

• Peur des représailles : la personne craint que les critiques ou les opinions dissidentes minent la dynamique du groupe et entraînent des répercussions négatives
• Peur du ridicule : la personne n’ose pas s’exprimer par manque d’information ou de confiance
• Peur des conflits : la personne est mal à l’aise en présence de débats ou de désaccords
• Peur de l’isolement : la personne craint d’être rejetée par le groupe

Ces peurs peuvent être fondées si :

 

• Le pouvoir au sein du conseil est déséquilibré ou s’il y a un abus de ce pouvoir; le déséquilibre peut ne pas être explicite, mais si les membres du conseil s’en remettent constamment à la décision des chefs, ils font obstacle à l’ouverture des autres membres
• Le directeur général ou le président du conseil retient de l’information importante
• La gestion des conflits fait défaut chez le président et au sein du conseil

 

Unité

 

De quoi s’agit-il?  

• Objectifs et valeurs communs : malgré la diversité du conseil, les membres ont en commun ses principaux objectifs et ses principales valeurs

• Le groupe arrive à s’entendre sur les décisions clés

• Malgré les désaccords, les membres se sentent soutenus par le groupe.

Questions qui peuvent être en jeu : 

• Clarification des valeurs individuelles et organisationnelles; liens et ambivalences quant à ces valeurs
• Divisions au sein du conseil ou regroupement de certains membres qui ont les mêmes intérêts
• Confiance et respect mutuel

 

Aptitude au changement

 

De quoi s'agit-il?

• Créativité : le conseil est capable de produire et d’accepter de nouvelles idées
• Les membres du conseil et leurs processus évoluent continuellement; ils favorisent l’évolution
• Le conseil n’hésite pas à remettre en question tous les aspects de son travail et de celui de l’organisation
• Le conseil se livre périodiquement à un exercice d’auto-évaluation

Principes liés à l’aptitude au changement :

• Sentiment de participer à la prise de décisions : les membres du conseil ont-ils l’impression qu’ils prennent une part active au changement?
• Sentiment de compétence par rapport à la mise en œuvre du changement : les membres ont-ils les connaissances, les compétences et la confiance nécessaires à l’exécution du changement ou ont-ils besoin de formation et de soutien? 
• Connaissance des incidences du changement; ces incidences sur l’organisation, la collectivité et le conseil sont-elles claires?
• Valeurs; les changements sont-ils conformes aux valeurs du conseil?

 

Leadership partagé

 

De quoi s'agit-il?

• Chaque membre du groupe accepte sa part des responsabilités par rapport aux procédures et aux résultats attendus
• Divers membres exercent leur leadership par rapport à un dossier particulier à divers moments.

Questions qui peuvent être en jeu :

• Habiletés de leadership des membres du conseil
•  Attribution des pouvoirs au sein du conseil
• Connaissance de la part des membres de leur rôle et des attentes que l’on a vis-à-vis d’eux.