Gouvernance par opposition à gestion

Certains conseils (comme les conseils de gestion opérationnelle ou les conseils de gestion collective) assument des responsabilités, tant de gestion que de gouvernance. Cependant, il importe de se rappeler que la responsabilité première du conseil consiste à gouverner son organisation. Quoique le personnel de gestion puisse participer au travail de gouvernance, c’est le conseil qui est, en définitive, responsable de la gouvernance, et il ne peut pas déléguer cette responsabilité.

Distinguer la gouvernance de la gestion

D’après Mel Gill, la gouvernance consiste en la bonne réalisation des résultats désirés (2005). La gouvernance a trait aux décisions qui ont des conséquences sur l’organisation, et ces décisions doivent tenir compte des valeurs et de la vision de celle-ci. L’établissement des valeurs, de la vision, de la mission et des buts de l’organisation constitue un aspect essentiel de la gouvernance.

La gestion quant à elle consiste en l’organisation des tâches, du personnel, des relations, des ressources et de la technologie afin d’atteindre l’objet visé (Gill 2005). L’équipe de gestion dirige le fonctionnement de l’organisation conformément au cadre et aux valeurs établis par le conseil dans ses politiques de gouvernance.

Par exemple, la collecte de fonds est généralement considérée comme étant une responsabilité de gestion. Il incombe au conseil de définir les lignes directrices de la collecte de fonds et de faire en sorte qu’il y ait suffisamment de fonds pour subvenir aux activités de l’organisation. Pour ce faire, le conseil devrait toutefois recevoir les suggestions de l’équipe de gestion (et des bénévoles ou du personnel s’il s’agit d’une petite organisation). Cependant, les décisions finales ayant trait aux pratiques et aux priorités liées à la collecte de fonds sont prises par le conseil. Même si l’équipe de gestion joue un rôle dans l’établissement des lignes directrices, c’est le conseil qui, en définitive, est le responsable de leur application et de ses conséquences. Seul le conseil peut apporter des modifications officielles aux lignes directrices.

Puisque les responsabilités du conseil et celles de l’équipe de gestion peuvent se chevaucher et entraîner des désaccords, il est très important de bien cerner les responsabilités de chacun.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la gouvernance, prière de cliquer sur le lien ci-dessous : Governance Matters- Canadian Co-operative Association (en anglais seulement)

 

Établissement des politiques : orientations régissant le fonctionnement de l'organisation

 

Il existe trois types de politiques:

 

1. Politique cadre et politique de gouvernance

 

Ces types de politique traduisent les valeurs et le mandat de l'organisation et décrivent les orientations de celle-ci. De fait, ils établissent les limites des activités de l'organisation et exposent les principes qui régiront les décisions prises au sein de l'organisation.

 

Voici quelques exemples de sujets sur lesquelles portent les cadres :

• Énoncé de mission
• Statuts et règlements
• Buts et objectifs
• Structure organisationnelle et rôles et responsabilités du conseil d’administration
• Comités permanents (mandats de chacun)

2. Politiques opérationnelle

 

Ce type de politique établit les limites dans lesquelles doivent se dérouler les principales activités de l'organisation, constitue un guide pour la prise de décisions et définit comment sont affectées les ressources physiques, humaines et financières.

 

Le conseil d'administration établit des politiques dans les domaines suivants : 

• Gestion financière
• Ressources humaines

• Relations publiques

3. Politiques administratives ou politiques fonctionnement

 

Ce type de politique régit la prestation des services et des activités au quotidien ainsi que la conduite des effectifs de l'organisation. Le plus souvent, il incombe au personnel de mettre au point les politiques et les règles administratives.

 

 

Le modèle de gouvernance adopté par le conseil détermine la mesure dans laquelle il participe à l'établissement des politiques.

 

 

Gestion des risques 

 

Qu'en est-il?

La gestion des risques consiste à recenser les risques auxquels l’organisation est exposée et à mettre en place les mesures préventives qui permettront d’atténuer ou de maîtriser ces risques.

Il s’agit d’un processus continu dont se sert une organisation afin d’assurer sa propre protection ainsi que celle des membres de sa clientèle, de ses bénévoles et de son personnel.

 

La planification et la prévention sont au cœur de la gestion des risques. 

 

Quoique l’on associe souvent la gestion des risques à des événements importants et à des périodes de transition, une telle stratégie devrait en fait être employée en tout temps. Lorsqu’un membre du conseil s’inquiète du risque posé par une entreprise de l’organisation, les mesures de précaution sont mises en place de manière à prévenir toute conséquence néfaste pour l’organisation et ses membres.

 

 

Pourquoi les conseils appliquent-ils des stratégies de gestion des risques? 

Le conseil est le responsable juridique de l’organisation. Ainsi, s’il est jugé que le conseil n’a pas exercé la diligence voulue, il sera tenu responsable des dommages découlant des mesures qui auront nuit à l’organisation, aux membres de son personnel ou à ses bénévoles.

L’importance de la gestion des risques ne se limite pas qu’aux conséquences juridiques qui pourraient menacer l’organisation. Les relations avec les collaborateurs et les membres de la collectivité peuvent aussi être touchées par les actions du conseil; quoiqu’il ne soit pas ici question de responsabilité juridique, il faut soigner ces relations, car il peut se révéler difficile de les reconstruire si elles ont été entachées. Par exemple, le fait de ne pas tenir compte du succès d’un programme social ou de ne pas réagir face à une crise sociale risque de porter atteinte à la notoriété de l’organisation au sein de son milieu.

Sources courantes de risque chez les organismes sans but lucratif :

-       Dommages causés à la clientèle, aux effectifs bénévoles, au personnel et au grand public

-       Dommages causés à la propriété

-       Pratiques en matière d’emploi 

-       Fraude

-       Non-conformité aux obligations juridiques

 

 

Comment appliquer la gestion des risques

 

Un bon plan de gestion des risques comprend ce qui suit :

 

• Établissement du contexte du programme de gestion des risques : Il s’agit de déterminer à quelles personnes il sera fait appel (au-delà des membres du conseil qui veillent à la gestion des risques générale) et par quels moyens le plan de gestion des risques sera mis en œuvre. Par exemple, lorsque des risques possibles surgissent, se limite-t-on à faire traiter par le conseil les risques portés à sa connaissance ou met-on en place une démarche en bonne et due forme pour leur faire face?

 

• Détermination et reconnaissance des risques : Les membres du personnel cadre, des comités et du conseil doivent tous connaître les sources éventuelles de risque. Il suffit de recruter, dans la mesure du possible, une équipe diversifiée de gens (membres du conseil, bénévoles expérimentés, membres du personnel rémunéré, clients) afin de déterminer les sources de risque au sein de l’organisation.

 

• Évaluation et établissement de l’ordre de priorité des risques : Les membres du conseil se réunissent afin de discuter ouvertement des risques relevés et d’évaluer les meilleurs moyens de s’en occuper. Ils déterminent les risques qui requièrent une action immédiate et ceux qu’il faut surveiller.

 

Stratégies de gestion des risques

Éviter/éliminer - Éviter les programmes qui ne peuvent être mis en œuvre en toute sécurité. Éliminer de tels programmes s’ils existent déjà

Modifier/atténuer - Il n’est pas nécessaire d’éviter toutes les activités qui posent un certain niveau de risque. Au lieu d’annuler ces activités, il s’agit de mettre au point des politiques ou des procédures qui permettront à l’organisation de rendre un service ou d’accomplir une tâche avec prudence

Retenir/accepter - Établir les limites de risque tolérable. Comme tout ne peut être maîtrisé, il importe de déterminer quel est le niveau de risque qui peut être géré par le conseil

Partager/transférer - Partager le risque avec un autre groupe ou en transférer l’ensemble à un tiers. Par exemple, confier le service à une autre organisation en sous-traitance

 

Autres moyens d’éviter les dommages à l’organisation

 

• Respecter les règlements de l’organisation et les revoir à intervalles réguliers pour faire en sorte qu’ils soient conformes aux circonstances et à la législation en évolution
• Bien stocker les documents importants
• Conserver les copies de sauvegarde ailleurs que dans les locaux de l’organisation
• Dresser des plans d’urgence en vue des risques prévisibles
• Diversifier les sources de revenu
• Établir un fonds de réserve
• Faire la sélection des bénévoles
• Veiller à ce que tous les employés possèdent/connaissent leur description de travail et leur fournir l’orientation et la formation pertinentes
• Prendre les mesures nécessaires en ce qui concerne les risques associés aux activités de collecte de fonds
• Mettre en place des mécanismes de contrôle financier solides
• Adopter le Code canadien du bénévolat (créé par Bénévoles Canada)
• Faire en sorte que le conseil approuve toutes les pratiques financières et de fonctionnement qui pourraient entraîner des responsabilités financières
• Adhérer aux principes comptables généralement reconnus
• Inclure dans les règlements une clause d’indemnisation
• Faire en sorte que s’effectue une vérification financière annuelle et que l’on apporte les mesures correctives requises
• Effectuer la planification stratégique à long terme
• Veiller à ce que l’organisation ait suffisamment de ressources pour gérer ses affaires et payer ses employés

 

Gestion de crises  

Certaines situations difficiles ne peuvent être évitées. Si une crise survient au sein d’une organisation, une attention immédiate est souvent nécessaire; les membres du conseil devront intervenir afin d’aider les membres du personnel (surtout le directeur général ou le président-directeur général) à s’occuper du problème et à gérer les relations avec les médias et les collaborateurs touchés. Afin de prévenir des dommages à l’organisation, on s’attend à ce que le conseil réagisse rapidement à de telles situations. Bien qu’il soit acceptable qu’il intervienne par rapport au fonctionnement de l’organisation en temps de crise, il importe qu’il prenne ses distances dès que la situation est réglée.

Inspiré de Governing For Results de Mel Gill’s (Trafford Publishing, 2005).