Veiller à la santé financière de l’organisation

Quatre responsabilités financières clés sont confiées au conseil d’administration : 

1. Veiller à ce que l'organisation dispose des ressources financières nécessaires pour accomplir son travail. Cela peut notamment signifier la réalisation d’une collecte de fonds.
2. Surveiller les dépenses et rendre compte aux bailleurs de fonds et à la collectivité des résultats de la gestion des fonds reçus.
3. Gérer les actifs de l’organisation en prévision de l’avenir.
4. Assumer la responsabilité de la situation financière de l’organisation et faire en sorte que les contrôles financiers requis sont en place. 

Les responsabilités susmentionnées s'appliquent au conseil d'administration tout entier, non seulement au trésorier et aux membres du comité des finances.

La réalisation des priorités et des valeurs du conseil d'administration se concrétisent par l'affectation des ressources humaines et financières requises. Pour faire en sorte que le budget témoigne des objectifs de l'organisation, les membres du conseil d'administration mettent au point des politiques et assument des responsabilités dans trois domaines fondamentaux : 

 

1. Gestion financière 

Élaborer et approuver le budget annuel

Élaborer des contrôles et des procédures financiers

Établir et surveiller les mécanismes de tenue des registres financiers

Faire en sorte que les mécanismes de rapports financiers soient en place

Surveiller les revenus et les dépenses de l'organisation 

 

2. Collecte de fonds

Établir les objectifs de collecte de fonds en fonction des besoins de l'organisation

Déterminer les buts, les objectifs et les activités qui contribueront à la réussite de la collecte de fonds

Recruter des maîtres d'œuvre et des bénévoles 

 

3. Gestion de immobilisations

Intégrer les dépenses en immobilisation dans le budget

Instruments de suivi du revenu et des dépenses

 

Voici des outils de surveillance pouvant être utiles pour surveiller les revenus et les dépenses :

 

Bilan

Le bilan présente la valeur nette de l’organisation; il indique ce qu’il resterait une fois l’actif converti en liquide et utilisé afin de rembourser les dettes.

 

Rapports sur les projets et les activités

Il peut arriver que le conseil d’administration veuille recevoir un rapport spécial sur une activité ou un projet qui a nécessité des sommes substantielles (en dépenses ou en financement). Il peut ainsi déterminer les effets de l’activité ou du projet sur la santé financière de l’ensemble de l’organisation.

 

Vérification 

La vérification consiste en l’examen des registres d’une organisation par une personne qualifiée provenant de l’externe qui veille à ce que les états financiers de l’organisation soient fidèles à sa situation financière. La vérification se fait à la fin de chaque exercice. Une organisation constituée en personne morale qui reçoit un financement gouvernemental doit faire l’objet d’une vérification chaque année. Il incombe aux membres de l’assemblée générale annuelle d’approuver la motion visant à nommer les vérificateurs. Il est possible que les petites organisations et celles dont les niveaux de financement sont relativement peu élevés n’aient pas à faire l’objet d’une vérification en bonne et due forme mais seulement d’une mission d’examen.

 

Rapports financiers

Le conseil reçoit une information financière précise sur l’organisation tout au long de l’année. Il s’attend à recevoir des états financiers mensuels ou un état des résultats. L’état des résultats présente les revenus et les dépenses réels de l’organisation au cours d’une période donnée, selon les mêmes catégories que le budget.

 

Tenue de registres

Chaque organisation a en place des mécanismes assurant l’exactitude des registres financiers, à savoir :

• Un système de comptabilité
• Un mécanisme de gestion de la trésorerie
• Des contrôles internes

Quoique le personnel soit généralement responsable de la tenue des registres, il incombe au conseil de veiller à ce qu’ils soient tenus correctement

 

Procédures et contrôles financiers

 

La gestion et la protection des ressources financières de l’organisation se font à l’aide de contrôles et de procédures pertinents qui font en sorte qu’une personne ne peut détenir à elle seule l’autorité financière ou assumer les responsabilités financières. Ainsi, le conseil définit les pouvoirs en ce qui concerne les dépenses, précisant qui a le droit d’autoriser les dépenses ainsi que la limite des pouvoirs.

 

Pour ce qui est des contrôles financiers, il y a trois règles à suivre :

• Deux personnes participent aux procédures de contrôle des dépenses, à partir de l’émission jusqu’à l’autorisation des chèques
• Les sommes reçues sont inscrites à au moins deux endroits
• Deux personnes signent les chèques, dont l’une est membre du conseil

 

Gestion financière : États financiers et budgets

 

La gestion financière consiste en la direction des affaires financières de l’organisation. Il s’agit d’assurer l’utilisation convenable et efficace des fonds.

 

Une bonne gestion financière exige :

 

• Une corrélation entre les dépenses et les buts, les priorités et les objectifs
• Des rapports périodiques et précis sur la situation financière de l’organisation
• Un processus décisionnel pertinent, fondé sur une démarche intégrée de planification, d’établissement des budgets et de présentation de l’information financière
• Des mécanismes budgétaires comprenant l’évaluation du rendement passé, l’analyse de la situation courante et la prévision des conditions financières à venir
• Un ensemble exhaustif de politiques financières portant sur des sujets tels que la gestion des liquidités, les affaires bancaires, la gestion des placements et le respect de la confidentialité rattachée aux données sur les donateurs

Examen des états financiers - Aspects à considérer

Le conseil d’administration reçoit les états financiers au moins une fois par mois. Il peut ainsi suivre le portrait financier de l’organisation. Beaucoup de conseils s’en remettent au directeur général ou à d’autres membres du personnel pour lui soumettre l’état de la situation financière, tandis que d’autres confient cette tâche à un trésorier qui travaille étroitement avec les membres du personnel.

Questions à poser lors de l’examen des états financiers :  

• L’écart entre le réel et les prévisions est-il important? Dans l’affirmative, comment s’expliquent les différences? La prise de mesures est-elle requise?
• Le revenu réel correspond-il à ce qui avait été budgété?
• Dans le cas d’un manque à gagner, quelles sont les mesures requises?
• Dans le cas d’un excédent budgétaire, quelles sont les règles de l’organisation en matière de surplus?
• L’encaisse est-il suffisant pour répondre aux besoins de l’organisation pendant les trois ou quatre prochains mois (ou la période établie par le conseil)?
• L’organisation a-t-elle un surplus ou fait-elle face à un déficit? La situation financière correspond-elle aux prévisions?

Établissement d’un budget annuel

 

En tant que plan financier annuel de l’organisation, le budget comprend :

 

• Le montant que recevra l’organisation, soit le revenu et son origine
• Les types de dépenses prévues
• Les montants précis des dépenses et des frais

Le processus budgétaire comprend six étapes fondamentales :  

1. Établissement du calendrier de préparation du budget
2. Collecte des données nécessaires
3. Analyse des données et établissement d’un budget préliminaire
4. Examen du budget préliminaire et préparation des états financiers aux fins d’examen chaque trimestre
5. Approbation du budget
6. Suivi