Procédures de réunion

Il incombe à diverses personnes, le plus souvent au président, de mettre en œuvre des procédures efficaces de réunion, mais il revient au conseil d’établir de telles procédures.

 

Réunions ordinaires

 

Les bénévoles ont un emploi du temps très chargé. Si une organisation persiste à avoir des réunions stériles, sans ressort ou but précis ou ennuyeuses, elle perdra sans tarder ses bénévoles. Il est important que les réunions soient aussi efficaces que possible et qu'elles tiennent aussi compte des besoins des participants. Pour que les réunions soient plaisantes, mais également efficaces, il faut qu'il y ait place pour des notes d'humour, des entretiens à bâtons rompus et des occasions de rapprochement. Le succès et la productivité des réunions sont déterminés non seulement par ce qui se passe pendant la réunion mais aussi par les événements qui la précèdent et la suivent. 

 

Avant la réunion - Préparation des réunions

 

Il faut répondre aux questions Quoi? Pourquoi? Qui? Quand? et Comment? lors de la préparation d'une réunion.

 

Quoi?

Quel est le but de la réunion? Quels sont les résultats souhaités?

 

Pourquoi?

La réunion est-elle nécessaire ou y a-t-il un autre moyen d'arriver au but? On estime que plus de la moitié des réunions pourraient être remplacées par d'autres formes de communication, comme des notes de service, des conférences téléphoniques, des discussions individuelles et des messages électroniques.

 

La plupart du temps, une réunion du conseil devrait être organisée pour: 

• Prendre une décision
• Résoudre un problème
• Effectuer de la planification au niveau organisationnel
• Procéder à une évaluation 

D'autres activités (production d'idées, collecte de données, mise en commun de renseignements, planification d'activités spéciales et de projets, etc.) conviennent mieux à des comités ou à d'autres instances.

 

Qui?

À quelles personnes faut-il confier la responsabilité de chaque question? Qui prend les décisions et qui connaît bien le point de l'ordre du jour à discuter?

 

Quand?

Quel moment convient le mieux pour tenir la réunion? Il faut tenir compte de l'emploi du temps des participants et des délais à respecter.

 

Où?

Il faut choisir un local à fois pratique et approprié. Quels types de services de soutien ou de matériel seront requis? (p. ex. tableaux à feuilles, matériel de présentation en PowerPoint, capacité de téléconférence, etc.)

 

Comment?

Habituellement préparé par le président de la réunion, l'ordre du jour guide les débats et les décisions à prendre à la réunion. Il est essentiel de distribuer à l'avance l'ordre du jour et le procès-verbal de la réunion précédente de sorte que les participants arrivent prêts à apporter une contribution utile.

 

L'ordre du jour est bâti en fonction de certains critères :

 

• Les points concordent avec le mandat du conseil; il faut veiller à ce que le conseil ne passe pas son temps à étudier une question qui relève en fait de la compétence de membres du personnel ou de comités ou de bénévoles
• La plupart des points concernent une action ou une décision
• Le but de chaque point est clairement indiqué sur l'ordre du jour
• Une période réaliste d'étude de chaque point est établie

Deux principales tâches sont accomplies pour préparer une réunion efficace du conseil :

 

1. Préparer l'ordre du jour

 

• Revoir le dernier procès-verbal et relever les points qui reviennent de nouveau
• Consulter le directeur général et les présidents des comités ou les membres du personnel requis
• Demander aux membres s'ils ont des points à faire inscrire à l'ordre du jour
• Allouer une période d'étude de chaque point
• Vérifier que les personnes responsables de chaque point assisteront à la réunion
• Distribuer l'ordre du jour

2. Fournir des documents d'information

  

Le conseil doit déterminer les renseignements qu'il désire obtenir du personnel et des comités.

Sur quels points le conseil reçoit-il des rapports, sur lesquels n'en reçoit-il pas? Dans quelle mesure les renseignements doivent-ils être détaillés? Quel format est le plus utile? En répondant à ces questions, il ne faut pas oublier la raison d'être des réunions du conseil et établir les renseignements nécessaires en conséquence. Il faut prévoir suffisamment d'information afin de pouvoir discuter de chaque point à fond, mais veiller à ne pas noyer le conseil dans des détails.

 

Quelques expériences doivent être faites jusqu'à ce que l’on trouve la quantité appropriée pour le conseil.

 

La personne responsable d'un point de l'ordre du jour prépare normalement la documentation pertinente. 

 

 

Rôle des participants

 

Chaque participant est responsable du succès d'une réunion. Dans Effective Organizations, Judy Kent souligne quelques-unes des responsabilités qui incombent à chacun :

• Lire l’ordre du jour et l’information requise avant la réunion
• Assister à toutes les séances du conseil et avertir le président s’il est impossible d’assister à l’une d’elles
• Arriver à l’heure et rester jusqu’à la fin de la réunion
• Participer pleinement aux discussions
• Être réceptif aux opinions d’autrui, chercher un terrain d’entente et des solutions communes
• Encourager la participation des autres participants à la discussion
• Se porter volontaire pour accomplir certaines tâches lorsqu’il est possible de le faire
• Assurer le suivi des responsabilités affectées lors des séances

 

Procès-verbal

 

Compte tenu des responsabilités juridiques du conseil, il importe que ses décisions soient officiellement consignées. Dans certains cas, ces décisions figurent dans les procès-verbaux comme ayant fait l’objet d’un accord, sans proposition, appui et vote en bonne et due forme. Dans d’autres cas, toutefois, lorsqu’il s’agit de questions financières et juridiques, mieux vaut avoir recours à une motion officielle. Dans tous les cas, la décision doit être clairement consignée dans le procès-verbal et sa formulation doit être approuvée par le conseil. Certains conseils inscrivent dans les procès-verbaux les décisions ainsi que la teneur de la discussion. Un tel procédé peut être utile non seulement pour les personnes qui ont manqué la réunion, mais aussi pour les futurs membres du conseil qui souhaiteront comprendre les raisons qui ont sous-tendu les décisions. Malgré son utilité cependant, il peut se révéler lourd et ne doit pas être vu comme le seul moyen de véhiculer l’information.

 

Afin de fournir un rapport précis et utile, la personne responsable de la rédation du procès-verbal doit prendre soin de :

• Noter les décisions prises au cours de la séance et indiquer la méthode utilisée (accord, vote officiel au moyen d’une motion qui a été proposée, appuyée et approuvée, etc.)
• Noter quelles personnes sont responsables de chaque mesure de suivi
• Rédiger un résumé faisant ressortir les sujets abordés au cours de la réunion

Il existe diverses façons pour le conseil de déléguer la responsabilité de la rédaction du procès-verbal, à savoir :

• Le conseil désigne un membre du personnel (par exemple, un adjoint administratif) pour préparer un projet de procès-verbal qui sera vérifié par le secrétaire du conseil
• Le conseil confie cette rédaction au secrétaire du conseil
• La responsabilité de la rédaction est confiée aux membres du conseil par rotation

 

Motions

 

Les motions sont généalement proposées comme suit :

 

1.       Un membre du conseil s'adresse au président.

2.       Le président lui accorde la parole.

3.       Le membre énonce une proposition: « Je propose... ».

4.      Un autre membre intervient, en son intervention est prise en compte par le président et le secrétaire. Il affirme: « J'appuie la motion. » et on s'assure que la motion est appuyée par plus d'un seul membre.

5.       Le président déclare: « Il est proposé par ______________ et appuyé par ______________ que _______________. Quelqu'un aimerait-il discuter de la motion? »

6.       Le proposeur s'exprime généralement en premier. On donne ensuite la parole à ceux qui voudront appuyer la motion ou s'y opposer.

7.       À la fin de la discussion, le président indique: « Si personne d'autre n'a d'observation à formuler (pause), la motion est celle-ci _______________. » Il s'arrête de nouveau, puis déclare : « La motion est approuvée (ou rejetée). »

 

 

Explication des motions

 

 

Type de motion	Objet de la motion	Second proposeur requis	Discussion requise	Possibilité de modification	Vote requis
De report	Laisser la place à des affaires plus urgentes/mettre de côté	Oui	Non	Non	Majorité
D'amendement	Améliorer une motion	Oui	Oui	Oui	Majorité
À l'effet de renvoyer la question à une autre instance	Permettre à un comité d'examiner avec soin la motion	Oui	Oui	Oui	Majorité
Destinée à fixer ou à prolonger le temps de discussion	Fournir plus ou moins de temps pour une discussion	Oui	Non	Non	2/3
D'appel au vote	Mettre fin à la discussion et voter	Oui	Non	Non	2/3
Destinée à soulever une question ou un privilège	Soulever une question urgente compte tenu de conditions indésirables	Non	Non	Non	Majorité
De suspension de la séance	Demander une pause	Oui	Oui	Oui	Majorité
De levée de la séance	Mettre fin à la réunion	Oui	Non	Oui	Majorité
De demande d'application des règles de procédure	Demander l'application d'une règle ou attirer l'attention sur la violation d'une règle	Non	Non	Non	Majorité
D'appel à une décision prise par le président	Déterminer l'attitude de l'assemblée par rapport à une décision prise par le président	Oui	Oui	Non	Majorité
De suspension temporaire des règles	Permettre la prise de certaines mesures non permises dans les limites des règles	Oui	Non	Non	2/3
De retrait d'une motion	Éviter le vote et la transcription de la motion dans le procès-verbal	Non	Non	Non	Majorité
D'objection à l'étude d'une motion	Éviter de perdre du temps à l'étude d'une question sans importance	Non	Non	Non	2/3
De suppression	Pour abroger la discussion d'une motion	Oui	Oui	Oui	Majorité
De ratification	Pour approuver une mesure déjà prise	Oui	Oui	Oui	2/3

 

 

 

Après la réunion - Évaluation et suivi

 

Le travail n'est pas terminé lorsque la séance est levée. En fait, la réunion se termine lorsque la suivante commence. Bien entendu, certains points seront réglés au cours de la réunion alors que pour d'autres, il faudra prendre des mesures entre les réunions afin que le dossier reste actif et que les buts soient atteints.

 

Évaluation

 

L'évaluation est l'occasion de recueillir des commentaires, de réduire les risques d'appliquer tout le temps des procédures inefficaces, de perfectionner les compétences et de célébrer les succès.

 

Suivi

 

Avant la fin de la réunion, le président doit s'assurer que les mesures à prendre sont bien comprises et déléguées. Entre les réunions, il surveille la progression des dossiers avec les personnes qui en sont responsables.

 

Procès-verbal

 

Les procès-verbaux constituent de précieux rappels, surtout pour les personnes chargées d'une tâche. La distribution peut être prévue au moment le plus utile du cycle des réunions de l'organisation.

 

Surveillance du processus 

 

Certains conseils veillent consciencieusement à ce que le processus soit ouvert et que tout le monde puisse y participer. Ils confient à une personne la tâche d'observer la participation des membres. Celle-ci examine souvent les évaluations de chaque réunion et offre des suggestions pour améliorer le processus.