Pourquoi planifier?
La planification signifie que l’organisation :
- Veille à ce que ses services répondent aux besoins changeants de la collectivité
- Prévoit les changements budgétaires ou liés au financement
- Établit un processus de déroulement des activités courantes
- Permet au conseil d'administration et au personnel de prendre les devants au lieu de réagir après coup
- Fait en sorte que le conseil d'administration, les comités et le personnel aient une idée juste de leurs rôles et responsabilités
- Établit un cadre pour les relations avec le gouvernement et d'autres organisations
- Fait comprendre son travail à la collectivité
- Pose les jalons d’évaluations ultérieures
Principes de la planification
Il importe de respecter les principes suivants afin d'assurer l'efficacité du processus de planification :
- La participation au processus de planification accroît substantiellement la détermination à obtenir le produit final.
- La direction de l'organisation doit témoigner d’un engagement soutenu à respecter le plan d'une manière cohérente et visible.
- Pour qu'une activité ait lieu, elle doit être pilotée par un « maître d’œuvre », soit quelqu'un qui prendra les mesures nécessaires pour qu'elle soit menée à bonne fin.
- Le plan doit concorder avec les valeurs de l'organisation. L'engagement se fonde sur la cohérence des valeurs.
- Le plan doit comporter des tâches exigeantes mais raisonnables, déléguées avec suffisamment de pouvoir pour qu'elles puissent être réalisées de manière autonome.
Planification et surveillance
La planification, la surveillance et l'évaluation font partie d'un processus intégré. Indépendamment du modèle qu'il adopte, le conseil d'administration doit procéder à la planification nécessaire pour l'avenir de son organisation et prendre les mesures qui s'imposent de manière à mettre en œuvre sa vision. Ainsi, le rôle fondamental du conseil d'administration en ce qui concerne la planification et la surveillance comporte trois volets, à savoir :
- Créer la mission de l'organisation et la modifier de manière continue.
- Établir les buts qui lui permettront de remplir sa mission dans le contexte d'un plan stratégique.
- Surveiller le processus afin de déterminer dans quelle mesure l'organisation réalise son plan stratégique.
Il est possible que le processus de planification de certains conseils d’administration, en particulier les conseils de gestion collective et les conseils de gestion opérationnelle, comportent également d’autres mesures que celles indiquées ci-dessus.
Processus de planification stratégique
Autrefois, il était d'usage d'effectuer la planification stratégique pour dix ans. Actuellement, partout dans le monde, l'évolution est si rapide qu'il n'est pas réaliste de dresser des plans aussi longtemps à l'avance. La planification stratégique consiste maintenant surtout à planifier le changement. Le processus doit être fluide. Il existe de nombreux modèles de planification stratégique, certains moins rigides ou structurés que d'autres, mais tous comportent cependant des étapes semblables.
1. Préparatifs de la planification
- Déterminer qui participera à l'opération et à quelles étapes
- Évaluer l’état de préparation de l'organisation et son ouverture face au processus de planification
2. Analyse de l'environnement
- Évaluer le rendement actuel de l'organisation
- Examiner les points de vue et les observations des personnes qui reçoivent les services, d'autres organismes et de la collectivité quant aux activités que l'organisation devrait mener
-
Repérer les occasions et les menaces présentes dans l'environnement de l'organisation, lesquelles pourraient avoir un impact négatif ou positif dans le développement de celle-ci
3. Mission et vision
L'énoncé de vision témoigne des valeurs de l'organisation et de ce que le conseil d'administration aimerait qu'elle accomplisse à l'avenir, notamment des retombées escomptées sur la collectivité. L'énoncé de mission définit pour sa part l’objet fondamental de l'organisation, sa raison d’être, c'est-à-dire qu’il explique en une ou deux phrases ce que l'organisation fait et pour qui elle le fait. Déterminer la vision et la mission de l'organisation constitue l’un des rôles fondamentaux du conseil d'administration, mais elles pourraient être élaborées conjointement par le conseil et le personnel et être approuvées en fin de compte par le conseil.
4. Orientations stratégiques
Les buts stratégiques déterminent un nombre limité de priorités sur lesquelles l'organisation concentrera son énergie pendant la période visée par le plan; les priorités peuvent s'échelonner sur cinq ans au maximum mais doivent être réexaminées chaque année. Au moment d’établir les buts stratégiques, le conseil d’administration :
- Décrit les objectifs et les résultats souhaités dans chacun des domaines prioritaires
- Définit comment sera évaluée la réussite dans chaque domaine
Il faut veiller à ce que les indicateurs de réussite ou les orientations stratégiques soient :
- Conformes à l'énoncé de mission et à la vision
- Plus précis que l'énoncé de mission
- Fondés sur des données communautaires
- Centrés sur ce que l'organisation veut accomplir en cinq ans
5. Objectifs opérationnels
Les objectifs opérationnels décrivent comment l'organisation fera en sorte d’atteindre un but stratégique. Chaque orientation peut comporter plusieurs objectifs. Un objectif :
- Décrit comment l'orientation stratégique sera atteinte
- Énonce des résultats précis et concrets
- Est à court terme, portant en général sur un an
- Est mesurable
- Est établi chaque année
6. Affectation des ressources
Il faut consacrer des ressources humaines, financières et autres à la mise en œuvre des plans d'action. Le type et la quantité de ressources dont dispose l’organisation auront des conséquences sur le type et la quantité des mesures prises. Il est parfois nécessaire d'affecter des ressources aux questions prioritaires.
7. Plans d'action
Ils sont établis pour chaque orientation stratégique et incluent habituellement les éléments suivants :
- La série de mesures requises pour mettre le but stratégique en œuvre
- Le calendrier d'exécution de ces mesures
- Les responsables de chaque mesure
- Les soutiens et ressources nécessaires (matériel, budget, renseignements, etc.)
- Les points de prise de décision au cours du processus
- Les mesures de surveillance et d’évaluation relatives à l'atteinte du but stratégique
8. Surveillance, évaluation et réévaluation
Il incombe au conseil d'administration de surveiller la mise en œuvre du plan d'action. Les renseignements qu'il demande dans ce contexte doivent avoir un lien direct et clair avec son rôle.
Questions à poser :
- Sur quels points faut-il prendre des décisions?
- Ces décisions cadrent-elles avec le rôle du conseil d'administration?
- A-t-il l'information nécessaire pour prendre ces décisions?
Quand les activités sont terminées, le conseil doit se poser une série de questions diverses afin d'évaluer les activités. Les voici :
- Quelles retombées ces activités ont-elles eues sur la collectivité?
- Qu'avons-nous appris sur la façon dont nous menons nos affaires?
- Que pourrait-on faire différemment une autre fois?
Liens utiles :
Une boîte à outils pour réussir sa planification stratégique
Guide à l'intention des ONG canadiennes (ACDI 2004)