Assurer des relations communautaires efficaces
Rôle du conseil eu égard aux relations communautaires :
Les conseils doivent faire en sorte de répondre efficacement aux besoins changeants de leur collectivité. Il est essentiel de mettre au point des stratégies de marketing et de relations publiques afin de faire connaître l’organisation. Même si les relations communautaires sont bien établies, il importe que le conseil demeure à l’affût des nouveaux défis et des nouvelles occasions qui surgiront dans son milieu et que ses membres y cherchent périodiquement des occasions de collaborer avec d’autres organisations.
Le conseil fait en sorte que :
- L'organisation soit connue dans son milieu
- La collectivité soit au courant de la mission et de la raison d'être de l'organisation
- L'organisation soit bien représentée au sein de la collectivité et auprès du gouvernement et d'autres organismes bailleurs de fonds
- Les membres reçoivent des renseignements sur les programmes et les services
- Des principes et objectifs clairs guident toute collaboration avec d'autres organisations
Connaissances élémentaires sur les relations publiques et communautaires
Les relations publiques et communautaires sont une question d’image. L’organisation doit examiner les questions suivantes :
- Quelle image souhaite-t-elle véhiculer?
- Quelle image projette-t-elle?
- Quelles modifications doit-elle apporter, le cas échéant?
Les relations publiques et communautaires peuvent aider à définir, à véhiculer et à entretenir l’image de l’organisation aux yeux des personnes aidées et de la collectivité en général.
Les relations publiques permettent à l’organisation :
- De faire connaître ses services au grand public
- De faire sa promotion par l’intermédiaire de divers médias
Les relations communautaires permettent à l’organisation :
- D’influencer son milieu
- De nouer des rapports avec d’autres organisations
- De réagir par rapport à certains enjeux
Planifier la stratégie de communication
Pourquoi communiquer?
Pour informer, se faire connaître par les groupes intéressés, leur faire savoir ce que l’on peut faire pour eux, ce qu’ils peuvent faire pour aider ou comment prendre contact avec l’organisation. On peut assurer une bonne communication en se mettant à la place des membres de son public, en faisant attention à leurs besoins et en apprenant à les mieux connaître. La communication peut aussi servir à persuader, à prévenir les malentendus, à présenter un point de vue ou à favoriser les rapprochements. Il suffit de décider quel est le but visé par les communications de l’organisation.
Stratégie de communication
L’organisation :
- Procède aux recherches et aux analyses requises et fait le point sur sa situation afin de pouvoir bien répondre aux questions qui seront posées par son public lorsqu’elle aura commencé sa campagne de communication
- Précise les buts et les objectifs qu’elle veut atteindre
- Détermine le public ciblé
- Veille à ce que toutes les personnes concernées comprennent le message qu’elle essaye de véhiculer
- Détermine comment elle évaluera le succès de sa stratégie de communication. Par exemple, elle effectuera un suivi auprès des autres organismes communautaires afin de voir si le message véhiculé leur est parvenu et comment ils l’ont interprété
Élaboration d’un plan de relations publiques et communautaires
Une fois que le conseil a choisi le type de plan de communication sur lequel il veut travailler, il faut se poser les questions suivantes afin de dresser un plan d’action :
RESSOURCES
- Quelles ressources les membres du conseil possèdent-ils dans le domaine des relations publiques et communautaires?
- L’organisation a-t-elle le personnel requis pour soutenir ses activités de communication? De qui s’agit-il? Combien de temps ces personnes pourront-elles consacrer aux activités de communication? Quelles activités ces personnes peuvent-elles mettre de côté afin de se charger des activités envisagées?
- À combien s’élève le budget disponible?
- Le travail devrait-il être accompli à l’interne ou par quelqu’un de l’extérieur?
CADRE
- Quelles activités doivent être mises sur pied? S’agit-il d’un bulletin? De relations publiques? De la mise en place d’un comité du conseil? D’une émission de télévision?
- De quelles ressources dispose-t-on? De quelles ressources a-t-on besoin?
RELATIONS AVEC LES MÉDIAS
- Quels sont les points forts et les points faibles des relations qu’entretient actuellement l’organisation avec les médias?
CALENDRIER D’EXÉCUTION
- Selon les besoins de la stratégie de communication retenue, des autres engagements à respecter et des ressources disponibles, quel est le moment approprié de mettre en place cette stratégie? (Créer un calendrier provisoire)
QUESTIONS À TRAITER
-
Quelles sont les politiques du conseil par rapport à la « prise de position »?
-
Par rapport à quelles questions prendra-t-on position?
REPRÉSENTATION OU ACTION SOCIALE - Considérations
Le conseil assume une part importante de responsabilité pour défendre des causes au nom de son organisation et des valeurs et convictions qui la sous-tendent. Le conseil défend la cause de son organisation propre, mais certaines organisations choisiront parfois de se tourner vers d’autres ressources afin de défendre d’autres causes, groupes cibles ou membres.
La représentation ou l’action sociale constitue un procédé complexe. Une organisation analysera le rôle qu’elle veut jouer à ce chapitre en suivant les quatre étapes suivantes :
- Redéfinir le problème en question; un problème propre à une organisation peut se révéler commun à d’autres et devenir dès lors une question à régler
- Faire des recherches; recueillir les données collectivement et les exprimer de manière cohérente; aucune conclusion ne devrait être tirée avant d’avoir effectué les recherches nécessaires
- Fixer des objectifs; viser des objectifs à court terme à l’aide de solutions propres aux problèmes que l’on a choisi de traiter; concevoir une stratégie permettant d’appliquer chaque solution
- Travailler avec autrui; se trouver des alliés qui souhaitent résoudre le même problème et se joindre à eux
Les conseils d’administration s’assurent que les enjeux qu’ils choisissent de défendre sont conformes à leurs missions et à leurs valeurs.
Voici des liens pouvant être utiles aux organismes de bienfaisance canadiens et aux organismes sans but lucratif en matière d’action sociale ou de représentation :
L'action sociale à l'ordre du jour : Préparer les membres des conseils d'administration bénévoles à participer à l'établissement des politiques publiques
Bénévoles Canada (2003)
L’art de la représentation : guide à l’intention des organismes sans but lucratif
Le Réseau canadien de DÉC (2004)
Énoncé de politique : Activités politiques (CPS-022)
Direction des organismes de bienfaisance de l’Agence du revenu du Canada (2003)
Not for Profit and Charity Law FAQs (en anglais seulement)
LawNow (2007)
Glossaire des termes en relations publiques et communautaires
MARCHÉ : Ensemble des personnes et des organisations susceptibles d’investir des ressources en échange des services offerts par une organisation
SEGMENT DE MARCHÉ : Sous-ensemble de personnes ou d’organisations susceptibles d’investir des ressources en échange d’avantages distincts
MARKETING : Ensemble des techniques et des démarches utilisées par une organisation afin de gérer ses échanges avec son marché et ses segments de marché dans le but d’atteindre ses objectifs
RELATIONS PUBLIQUES : Ensemble de moyens organisés, utilisés afin de communiquer efficacement avec le marché. Pour être efficaces, les relations publiques doivent s’inscrire dans un plan de marketing global
RELATIONS COMMUNAUTAIRES : Ensemble des moyens utilisés par une organisation afin d’influer sur son milieu; il s’agit notamment des relations entretenues avec d’autres organisations, des entreprises de collaboration et de réseautage